メンバーのモチベーションを下げる1on1ミーティング

あなたの1on1ミーティング、失敗していませんか?

定期的に上司と部下がコミュニケーションを行う「1on1ミーティング」。

「上司と部下の信頼関係の構築」「部下のモチベーションの向上」という話がよく言われていますが、必ずしも期待する結果にならない場合も考えられます。

逆に、1on1ミーティングが部下のモチベーションを下げる1つの要因になっているケースもあり、なぜそんな事態になってしまうのでしょうか?

1on1ミーティングでは面談者(上司)と被面談者(部下)という関係性の中で、面談者となる上司の役割は非常に重要です。

上司がいかに被面談者となる部下の気持ちを引き出すかは、上司のスキルやキャラクターが大きく関わってくると思います。

よく言われるのが

  • 面談者は聞き役に徹して被面談者が話しやすい空気をつくる
  • コーチングの要素を用いて、被面談者本人の気づきを促す

など、面談実施の「テクニック」が取り上げられます。

そういったテクニックや面談の場作りはたしかに大事ですが、被面談者のモチベーションを下げる要因は、「テクニック」を活用する以前にもあることを考えてみたいと思います。

今回は、そんな被面談者のモチベーションを下げる4つの要因を上げてみたいと思います。

 

①実施することが目的の1on1

1つ目は1番よくある話ですが、「1on1ミーティングを実施すること」が目的になってしまうケースです。

よくある話としては、人事部や管理部門からマネージャーや管理職に定期的に連絡があります。

「まだ1on1ミーティングを実施していない人は○○までに実施してください。」

それを意識しながら面談を続けていくと、1on1ミーティングを期限内に実施することが大切であって、本来の目的とする面談内容や面談を行うことから趣旨がずれていくことがあります。

そのような状況で実施している1on1は被面談者から見ても「1on1をすることが決まりだからやっている」ということだけになってしまい、「必要性」や「納得感」などを得にくいものとなってしまいます。

そうならないためにも「1on1ミーティングの目的」、

  • 1on1ミーティングをなぜ実施するのか
  • 1on1ミーティングを通して何を実現したいのか(被面談者にどうなってほしいのか)

などを1on1ミーティングを行う、面談者、被面談者双方が共通認識を持つことが大切です。

 

②その場限りの1on1

2つ目の要因は①のケースと関連していますが、1on1ミーティングを行う会議室の中では色々な会話が行われたとしても、会議室を1歩出た後からは、その話題に触れられることはないケースです。

本来上司と部下は仕事をともに行う仲間やチームであって、1on1ミーティングという定期的な時間を設けなくとも、必要に応じて適切な報告・連絡・相談という、いわゆる報連相を行うことが仕事をする上で必要なことだと思います。

1on1ミーティングで話した話は、1on1ミーティングの中でしか話してはいけないものではないはずで、1on1ミーティングという枠を設けずに常日頃からのコミュニケーションを取ることが大切になってきます。

逆に1on1ミーティングの中でしか話が進まないとすると、「結局今話しても何も変わらない」という印象になり、そのうち、話す内容がどんどん薄くなっていくことでしょう。

 

③同じ話を繰り返す1on1

3つ目のケースはインパクトが大きいです。

面談者となる上司には、大抵の場合、複数の被面談者となる部下やスタッフがいます。定期的な1on1ミーティングを実施してると同じ時期に複数人の部下やスタッフの面談を実施することが多く、「誰といつどんな話をしたか」ということを記憶していくことが難しくなってきます。

最初の内は記憶できる範囲かもしれませんが、時間と回数を重ねる内に、一度聞いた質問や話を再度、被面談者に聞いてしまうことがあります。

一方で、被面談者から見ると面談者となる上司は1人ですし、「自分が話したこと」は鮮明に覚えているものです。その状態で上司から同じ質問をされると「前回も話したのに・・・話を聞いているようで聞いてくれていない」という話になり、これも話をする意識が薄れていく要因となります。

そのため、1on1ミーティングで話した内容はできるだけ手書きでもよいのでメモを残し、いつどんな話をしたかを面談実施前に確認した上で、1on1ミーティングを実施することが大切です。

 

④相性が合わない1on1

4つ目のケースです。

これは1on1ミーティングだけに限った話ではないですが、上司も部下もそれぞれのキャラクターがありますので、「相性」というものがどうしてもでてきます。

いくら仕事ができて、尊敬できる素晴らしい上司でも、「相性」があわなければ十分に本来期待する被面談者との1on1ミーティングは実施できないものです。

これを回避することは組織上難しい場合も多いですし、そもそも「相性」がよいかどうかの判断もまた明確な定義が難しいものですので1on1ミーティングだけでなく人材配置でも難しいテーマになると思います。

少なくとも面談者側の意見だけでなく、被面談者からの意見や満足度をアンケートや自己申告などで収集する仕組みを設け、定期的に見直し、改善をしていくことが大切になります。

以上、被面談者のモチベーションを下げる4つの要因を上げてみましたが、上記に上げた要因も1つの例であって、結局は会社や組織、そこで働く社員の状況によって、どのようなやり方がよいものかを常に考えながら実施していくことが大切です。

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