人事評価を評価システムで管理する3つのメリット

評価制度を運営・管理する作業は手間がかかる

企業・組織の中で複数人が働いていれば「評価」や「人事考課」といった、人が人を評価するシーンがあると思います。会社を立ち上げたばかりで数人の頃は顔を付け合わせて働いているのでそれほど意識せず働いている会社もあると思いますが、何らかの基準で評価されそれに見合った報酬をもらうプロセスは必ず発生するといってよいでしょう。

しかし社内で評価制度を構築・導入し、実際の評価の実施や運用を行おうとすると、対象人数が多ければ多いほど業務は煩雑化し手間がかかるものです。評価制度の運営・管理は主に人事担当者が主体になって行うことが多いと思いますが、本来人事担当者は評価内容を十分に吟味し、昇進・昇格・報酬案を考えたり、会社組織や人員配置などの人事施策を検討することに時間を費やしたいものですが、評価時期になると評価の結果を集めるだけで一苦労ということも往々にあると思います。

そんな時に評価管理システムを導入することで大きく3つのメリットがあると考えられます。

メリット1:評価の進捗状況が見える化され業務の効率化

評価時期になり各人がそれぞれ評価を開始すると、基本的には評価される人(被評価者)が自分で自分の評価結果を入力し、それを上司である評価する人(評価者)が順番に評価結果を入力していく流れになります。

会社の規模や制度によって評価者の人数は様々ですが一次評価者、二次評価者の2人が評価する場合、もしくは三次評価者もいて3人が評価するケースが多いと思いますが、本人→上司の順に評価結果が入力され、それが人事担当者へ集まっていくものです。評価制度を運営している人事担当者は各部署から評価結果を集めたあとで全体の評価調整などがあるため、「評価期間内に各部署で評価結果の入力を完了し、結果を報告してもらう」ことがとても大切なポイントとなります。

しかし人数が多ければ多いほど、今この人の評価はどこまで進んでいるのだろうかという進捗状況がわからなくなってきます。評価結果の提出が遅れている評価者に提出するように連絡すると、自分のところまでまだ評価結果が来ていないのでその前工程の対象者に連絡してくれと言われてしまうこともあり、非常に手間がかかります。

こんな時に評価をシステム上で運用すると、被評価者・評価者の入力状況が一目でわかるため、評価結果の締め切り前に、現時点でどのプロセス(本人が未入力の状態・評価者が未入力の状態など)にどれぐらいの人数がいるのか、個別の対象者ごとにどのような状況担っているのかをすぐに把握することができます。それにより未提出者にまとめてアタートや提出を促すことで期限内に評価結果を集めることができ、人事担当者の手間を大きく削減することが期待できます。

メリット2:評価内容がデータで一限管理され、内容の共有・データ活用が用意に

評価内容がシステム上で管理されると、評価の情報はシステムを参照する権限がある人同士の間で共有・活用することができるようになります。

紙やエクセルで評価を運用している場合、その紙やエクセルを見るために紙ならコピーして配布したり、1人づつ個別のエクセルファイルに評価内容が記入されている場合には1つ1つのファイルを開いて確認するなど非常に手間がかかります。これは人事担当者だけでなく、同じ部署やグループ内の管理職(評価者)の中でも同様の話です。こんな時に評価システム上で運用することで評価内容を一目で確認することができ、評価内容の共有にかかっていた手間を削減し、評価内容について議論・認識合わせをすることに注力することができます。

また、評価内容は非常にセンシティブな情報でもあるため、大半の評価システムは適切な権限を持った人が自分の参照可能な対象者の評価情報を見ることができるようになっていると思います。そのため、他人の評価内容がみられてしまったなど、必要以上に情報が開示されることも制限できます。

メリット3:評価シートが紙から電子にペーパレスでコスト削減

紙やエクセルで評価シートを運用している場合には評価の時期になると会社のプリンターで評価シートを印刷する光景を目にすることも多いと思います。

しかし、評価システム上で評価を運用する場合にはPCとディスプレイがあれば評価内容は確認できるため、プリンターで評価シートを印刷する必要はありません。そのため印刷コストも削減され、事業経費の削減にもつながるメリットがあります。

以上のように評価制度の管理・運用を紙やエクセルから評価システムへ移行することで様々なメリットがあると考えられます。もし現在の評価制度の運用の手間をもっと効率化したいなどがあれば評価システムの導入を検討してもよいと思います。

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