労務

中小企業が給与明細を電子化する前に必ずしなければいけないこと

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給与明細の電子化で人事給与業務の効率化・利便性の向上へ

毎月の給与支給日に支給されるものは「お金」に合わせて、その内訳を記載した「給与明細書」があります。
日本中の「給料」をもらっている人は毎月何らかの形で給与明細書をもらっているはずです。
なぜならば給与明細書を交付することは法律(所得税法)で決められている企業の義務のため、必ず給与明細書を渡す必要があるからです。

法律的にも定められていることですが、仮に法律は抜きにしても社会通念上、給与明細書はもらうことが当たり前な世の中だと思います。
(給与明細書がないと支給された給与の内訳も内容もわからないため、普通に困りますしね。)

「給与明細書」は、数人でいつも顔を合わせて仕事をしているような企業であれば紙で手渡しすれば事足りるかもしれませんが、この給与明細書の配布作業は意外と手間がかかるものです。紙で配布する場合にも、

  • 給与明細書の印字内容(データ)を作る
  • プリンターで印刷する
  • 郵送で送る人がいたら宛名入りの封筒を用意し、明細書を挿入して、切手を貼って投函する

・・・会社の人数や状況により手順は様々かと思いますが、給与明細書は、毎月定期的にこの作業が必ず発生するところがポイントです。
たまにしかないから手作業で済ませてしまおうと思う業務はたくさんあると思いますが、毎月のルーチンワークに給与明細書の配布作業があるのはあまり望ましい状態ではないかもしません。
給与明細書を紙で配布する担当になった多くの人は

給与明細書の配布にかかっている時間を削減し、別の作業に使いたい

と思うことも多いと思います。

WEB給与明細書の利用に向け、対象者全員から電子化の同意を得る

給与明細書の配布作業を効率化する解決策として真っ先に上がるのはインターネットを利用したWEB上での給与明細書の配布です。
インターネットを利用して電子データで給与明細書を配布することができれば印刷も郵送も配布も作業が不要になり、大幅な作業効率化が望めます。それが給与対象者の人数が多ければ多いほど効果は絶大です。

給与明細書を電子化する話が進むと給与明細を配布できるシステムやサービスを決定し、社内に展開しがちですが、その前に必ず行う必要あることがあります。それは、

給与明細書を渡す(交付)する対象者全員から、給与明細を電子化することの同意を得る

ことです。
給与明細書を受け取る対象者から同意を得た上で、電子化した給与明細書を交付することができると所得税法で定められています。
逆に言うと同意を得られない場合には従来通り紙で給与明細書を渡す必要があります。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm

WEB給与明細の要件を整理して導入しよう

給与受給者からの同意が得られた(もしくはWEB給与明細システム導入に合わせて同意を得る)ことが概ね見えてくれば、
あとは給与明細書を配布するシステムやサービスを選定し、導入することとなります。

選定のポイントや基準は会社の規模や特色などによって様々ですが、パッと思いつくだけでも以下のようなことを検討して導入を進めて行くことになると思います。

  • 初期導入費用、月額のランニング費用は予算に合うか。
  • セキュリティーは大丈夫か。自社の会社のセキュリティ要件を満たす体制となっているか。
  • アクセス方式はPCパソコンだけか。スマートフォンやタブレットでも閲覧可能か。
  • 利用できるブラウザやPC(Windows,Macなど)は要件を満たせるか
  • 操作方法はわかりやすいか。問い合わせなどのサポート体制は充実しているか。
  • データのバックアップや保存期間はどれぐらいか
  • 給与明細項目の変更に柔軟に対応できるか
  • 給与明細書のレイアウトを複数用意できるか
  • 給与対象者が大人数の場合には、給与支給日などにアクセスが集中した場合に問題ないか

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