システム

中小企業が給与明細を電子化する前に必ずしなければいけないこと

給与明細の電子化で人事給与業務の効率化・利便性の向上へ

毎月の給与支給日に支給されるものは「お金」に合わせて、その内訳を記載した「給与明細書」があります。日本中の「給料」をもらっている人は毎月何らかの形で給与明細書をもらっているはずです。なぜならば給与明細書を交付することは法律(所得税法)で決められている企業の義務のため、必ず給与明細書を渡す必要があるからです。

法律的にも定められていることですが、仮に法律は抜きにしても社会通念上、給与明細書はもらうことが当たり前な世の中だと思います。(給与明細書がないと支給された給与の内訳も内容もわからないため、普通に困りますしね。)「給与明細書」は、数人でいつも顔を合わせて仕事をしているような企業であれば紙で手渡しすれば事足りるかもしれませんが、この給与明細書の配布作業は意外と手間がかかるものです。紙で配布する場合にも、

  • 給与明細書の印字内容(データ)を作る
  • プリンターで印刷する
  • 郵送で送る人がいたら宛名入りの封筒を用意し、明細書を挿入して、切手を貼って投函する

・・・
会社の人数や状況により手順は様々かと思いますが、給与明細書は、毎月定期的にこの作業が必ず発生するところがポイントです。たまにしかないから手作業で済ませてしまおうと思う業務はたくさんあると思いますが、毎月のルーチンワークに給与明細書の配布作業があるのはあまり望ましい状態ではないかもしません。給与明細書を紙で配布する担当になった多くの人は給与明細書の配布にかかっている時間を削減し、別の作業に使いたいと思うことも多いと思います。

WEB給与明細書の利用に向け、対象者全員から電子化の同意を得る

給与明細書の配布作業を効率化する解決策として真っ先に上がるのはインターネットを利用したWEB上での給与明細書の配布です。インターネットを利用して電子データで給与明細書を配布することができれば印刷も郵送も配布も作業が不要になり、大幅な作業効率化が望めます。それが給与対象者の人数が多ければ多いほど効果は絶大です。

給与明細書を電子化する話が進むと給与明細を配布できるシステムやサービスを決定し、社内に展開しがちですが、その前に必ず行う必要あることがあります。

それは、給与明細書を渡す(交付)する対象者全員から、給与明細を電子化することの同意を得ることです。給与明細書を受け取る対象者から同意を得た上で、電子化した給与明細書を交付することができると所得税法で定められています。逆に言うと同意を得られない場合には従来通り紙で給与明細書を渡す必要があります。
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm

WEB給与明細の要件を整理して導入しよう

給与受給者からの同意が得られた(もしくはWEB給与明細システム導入に合わせて同意を得る)ことが概ね見えてくれば、あとは給与明細書を配布するシステムやサービスを選定し、導入することとなります。選定のポイントや基準は会社の規模や特色などによって様々ですが、パッと思いつくだけでも以下のようなことを検討して導入を進めて行くことになると思います。

  • 初期導入費用、月額のランニング費用は予算に合うか。
  • セキュリティーは大丈夫か。自社の会社のセキュリティ要件を満たす体制となっているか。
  • アクセス方式はPCパソコンだけか。スマートフォンやタブレットでも閲覧可能か。
  • 利用できるブラウザやPC(Windows,Macなど)は要件を満たせるか
  • 操作方法はわかりやすいか。問い合わせなどのサポート体制は充実しているか。
  • データのバックアップや保存期間はどれぐらいか
  • 給与明細項目の変更に柔軟に対応できるか
  • 給与明細書のレイアウトを複数用意できるか
  • 給与対象者が大人数の場合には、給与支給日などにアクセスが集中した場合に問題ないか

2017年版:社会保険手続きを電子申請できる人事システム・サービスまとめ

社会保険の手続きは電子申請にしよう

社会保険の手続きといえば、新しい社員が入社したら社会保険の「資格取得届」、社員が退職したら「資格喪失届」、毎年7月には「算定基礎届」と、社会保険手続きを行ったことがある人にはおなじみの届出かと思います。

この社会保険の届出は基本的には紙に手書き・またはシステムからプリンターに印刷され、それを社会保険事務所(年金事務所)を訪問し提出する企業が多いかと思います。社員の入社・退社は毎月1人でも発生すれば届出は提出する必要があるため、定期的に年金事務所に足を運ぶことになります。申請書類を準備して、オフィスから年金事務所への往復・・提出書類の不備があったら郵送か場合によっては再度訪問・・・と、時間と手間がかかる作業になります。

これらの作業をオフィスにいながらインターネットを通じて申請することが可能になるのが「電子申請」です。電子申請ができればわざわざ年金事務所を訪問することも、窓口で順番を待つ必要もなく、自分の都合の良いタイミングで効率的に申請することができます。

社会保険の手続き電子申請はe-Govが運営

社会保険の手続きを電子申請で行う仕組みは以前から総務省が運営するe-Gov(イーガブ)で行ってきましたが、2014年から外部APIという外部のシステムベンダーなどが開発した仕組みを通して申請ができる仕組みが公開されました。

詳しくは別ページで説明しますが、これにより外部のソフトウェア開発会社やクラウドサービス提供会社が社会保険の電子申請ができるサービスを提供できるようになりました。

社会保険の手続きを電子申請できるサービス

SmartHR
https://smarthr.jp/

980円/月額 〜  
※従業員5名までの場合「全ての労務を1クリックで」をテーマに社会保険の手続きを自動化するクラウドサービス。サービス提供開始からわずか数年で5,000社以上の利用実績がありとても人気のあるサービスです。

労務ステーション
https://www.officestation.jp/roumu-company/

5,000円/月額 〜  
※従業員50名までの場合中堅・中小企業の管理業務を支えるオフィスステーションシリーズの1つで労務管理を行う労務ステーション。SmartHRと同様、クラウド型のサービスです。サイトに実際の操作の動画や説明があるため、具体的なイメージがわかるかと思います。

社会保険労務システム ARDIO
http://www.melb.co.jp/p_global/sharo/

三菱電機ビジネスシステム社が開発・運用している社会保険の労務手続きに特化したパッケージソフト。電子申請は当然として社会保険業務に必要な機能がカバーされています。

労務三昧http://www.zanmai-web.net/roumu/

労務管理業務をオールインワンにサポートするパッケージソフト。勘定奉行でおなじみのOBCが提供する給与奉行とのデータ連携サービスがあり、「労務三昧 for 給与奉行21/VERP」というサービスを提供している。給与奉行と合わせて利用すればデータの連携もしやすく作業の効率化が期待できます。

2017年版:無料で使える勤怠・就業システムサービスまとめ

無料で利用できる勤怠・就業管理のシステムやクラウドサービスをまとめてみた

勤怠・就業管理のシステムやクラウドサービスはたくさんの種類がありますが、その中でも「無料」で利用できるサービスをまとめてみました。中小企業など少人数の企業やチーム、あまり豊富な機能は必要なくシンプルに出勤・退勤が管理できれば良いなど、要件は異なると思いますがマッチすればコストをかけずに社員の勤怠を管理することができます。

※投稿時点の情報を元にしているため、内容は変わる可能性はありますのでご注意ください。

IEYASU
https://www.ieyasu.co/

勤怠管理のクラウドサービス。
利用人数が数人までは無料だが管理人数が増えてくると有料になるクラウドサービスが多いですが、管理人数の制限は特にないのが印象的です。無料プランだと、・データの保存期間が1年間・バナー広告が表示される・有給休暇の付与が自動付与ではなく手動(マニュアル)での付与という制約があるようです。

スマレジタイムカード
https://timecard.smaregi.jp/

タブレットやスマートフォンでPOSレジの機能を提供しているスマレジが提供するタイムカード(打刻)サービスで日々の勤怠打刻であれば30人までは無料で利用できます。(31名以上は有料)特徴としては画面での打刻だけでなく、本人の顔写真を打刻と合わせて取得したり、なりすましを防ぐためにパスワード入力をかけたり色々な打刻方法が利用できたり、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでも利用できるためPCを持たない店舗にフィットしそうです。また、打刻だけでなくシフト管理や休暇管理、給与計算などが必要な場合は有料プランに申し込むことで利用できます。

フリーウェイタイムカード
http://freeway-timerecorder.com/

利用人数が10人までであればずっと無料で使える勤怠打刻サービスです。特徴としてはPCでの打刻だけでなくICカード(フェリカ)を使った打刻に対応しているため、フェリカに対応した社員証などを会社で配布している場合には、そのままICカード打刻が利用できると思います。尚、利用できるブラウザはInternetExplorerのみとなるので他のブラウザを利用している場合には注意が必要そうな印象です。

ポチ勤
http://pochikin.com/

無料の勤怠管理システムで他のサービスと同様クラウド型の勤怠管理システムですが、他と大きく異なるのは他のサービスは無料プラン・有料プランがありますが、このポチ勤は無料サービスのみで運営されており、利用人数や利用機能の制限もない印象です。サイトには給与計算用のエクセルテンプレートも用意されており、勤怠管理システムへ登録したデータをダウンロードして貼り付ければスムーズに給与計算もできるという流れになっていますので給与計算ソフト等も特に利用していない中小企業や数人のチームで仕事をする人たちなどがフィットする印象です。

コストも大切ですが使い勝手や適切な労務管理の視点も大切

ざっと無料で利用できる勤怠管理システムを上げて見ましたがうまく活用することでコストを抑えつつ日々の勤怠管理を行うことができます。ただ、よくあるケースとしては、コストを抑えることを優先するあまり、無料サービスでできない部分は手作業で対応しようとすると手作業で対応することにかかる人件費の方がかえって高くなってしまうこともあるので、注意が必要です。

また、社員の日々の勤怠管理を適切に行うことは企業の責任として行う必要があります。最近は「働き方改革」や「長時間労働」が取り上げられ、労働時間の管理は非常に注目されている状況ですので、ぜひ便利なサービスを利用して社員の勤怠を適切に行う仕組みを整えていくとよいと思います。

人事評価を評価システムで管理する3つのメリット

評価制度を運営・管理する作業は手間がかかる

企業・組織の中で複数人が働いていれば「評価」や「人事考課」といった、人が人を評価するシーンがあると思います。会社を立ち上げたばかりで数人の頃は顔を付け合わせて働いているのでそれほど意識せず働いている会社もあると思いますが、何らかの基準で評価されそれに見合った報酬をもらうプロセスは必ず発生するといってよいでしょう。

しかし社内で評価制度を構築・導入し、実際の評価の実施や運用を行おうとすると、対象人数が多ければ多いほど業務は煩雑化し手間がかかるものです。評価制度の運営・管理は主に人事担当者が主体になって行うことが多いと思いますが、本来人事担当者は評価内容を十分に吟味し、昇進・昇格・報酬案を考えたり、会社組織や人員配置などの人事施策を検討することに時間を費やしたいものですが、評価時期になると評価の結果を集めるだけで一苦労ということも往々にあると思います。

そんな時に評価管理システムを導入することで大きく3つのメリットがあると考えられます。

メリット1:評価の進捗状況が見える化され業務の効率化

評価時期になり各人がそれぞれ評価を開始すると、基本的には評価される人(被評価者)が自分で自分の評価結果を入力し、それを上司である評価する人(評価者)が順番に評価結果を入力していく流れになります。

会社の規模や制度によって評価者の人数は様々ですが一次評価者、二次評価者の2人が評価する場合、もしくは三次評価者もいて3人が評価するケースが多いと思いますが、本人→上司の順に評価結果が入力され、それが人事担当者へ集まっていくものです。評価制度を運営している人事担当者は各部署から評価結果を集めたあとで全体の評価調整などがあるため、「評価期間内に各部署で評価結果の入力を完了し、結果を報告してもらう」ことがとても大切なポイントとなります。

しかし人数が多ければ多いほど、今この人の評価はどこまで進んでいるのだろうかという進捗状況がわからなくなってきます。評価結果の提出が遅れている評価者に提出するように連絡すると、自分のところまでまだ評価結果が来ていないのでその前工程の対象者に連絡してくれと言われてしまうこともあり、非常に手間がかかります。

こんな時に評価をシステム上で運用すると、被評価者・評価者の入力状況が一目でわかるため、評価結果の締め切り前に、現時点でどのプロセス(本人が未入力の状態・評価者が未入力の状態など)にどれぐらいの人数がいるのか、個別の対象者ごとにどのような状況担っているのかをすぐに把握することができます。それにより未提出者にまとめてアタートや提出を促すことで期限内に評価結果を集めることができ、人事担当者の手間を大きく削減することが期待できます。

メリット2:評価内容がデータで一限管理され、内容の共有・データ活用が用意に

評価内容がシステム上で管理されると、評価の情報はシステムを参照する権限がある人同士の間で共有・活用することができるようになります。

紙やエクセルで評価を運用している場合、その紙やエクセルを見るために紙ならコピーして配布したり、1人づつ個別のエクセルファイルに評価内容が記入されている場合には1つ1つのファイルを開いて確認するなど非常に手間がかかります。これは人事担当者だけでなく、同じ部署やグループ内の管理職(評価者)の中でも同様の話です。こんな時に評価システム上で運用することで評価内容を一目で確認することができ、評価内容の共有にかかっていた手間を削減し、評価内容について議論・認識合わせをすることに注力することができます。

また、評価内容は非常にセンシティブな情報でもあるため、大半の評価システムは適切な権限を持った人が自分の参照可能な対象者の評価情報を見ることができるようになっていると思います。そのため、他人の評価内容がみられてしまったなど、必要以上に情報が開示されることも制限できます。

メリット3:評価シートが紙から電子にペーパレスでコスト削減

紙やエクセルで評価シートを運用している場合には評価の時期になると会社のプリンターで評価シートを印刷する光景を目にすることも多いと思います。

しかし、評価システム上で評価を運用する場合にはPCとディスプレイがあれば評価内容は確認できるため、プリンターで評価シートを印刷する必要はありません。そのため印刷コストも削減され、事業経費の削減にもつながるメリットがあります。

以上のように評価制度の管理・運用を紙やエクセルから評価システムへ移行することで様々なメリットがあると考えられます。もし現在の評価制度の運用の手間をもっと効率化したいなどがあれば評価システムの導入を検討してもよいと思います。

2017年版:人事システム・サービスを効率的に探す方法

人事システムを探すにはHRTechの展示会に行くのが効率的

社内の人事情報をシステムで管理しようと考えるタイミングは様々なシーンがあると思います。

  • 社内に人が増えて来て、顔と名前が一致しなくなってきたため人事システムで情報を管理して見える化したい
  • 人の入社・退職の手続きで業務の多くの時間がとられているため、作業を効率化したい
  • これまでは人事情報をエクセルで管理していたがどのエクセルが最新がわからなくなったり管理が煩雑なため、更新履歴がわかり常に最新の状態で管理できる仕組みが欲しい

など・・・
上記はほんの一例にすぎず、「人事システム」と一言で言っても、

  • 従業員を募集するページや応募者、選考状況を管理する採用管理システム
  • 日々の出社・退社など勤務状況を管理する就業管理・勤怠管理システム
  • 毎月の給料を支払うための給与計算システム
  • 人の配置や評価・パフォーマンスを管理・見える化するタレントマネジメントシステム

というように、人事システムと言っても、目的や解決したい課題によって様々なものがありますが、何らかの理由により人事システムの導入検討を始めた場合に、共通して行うことがあり、それは世の中の人事システム・サービスの情報収集となります。

最近はHRTechという言葉をキーワードに様々なテクノロジーを使って人事業務や組織の課題を解決するサービスが次々に世の中に登場してきています。インターネットで「人事システム」とキーワードを入力して検索すればたくさんの製品やサービスのページがヒットすると思いますが、ホームページの記載を見ただけでは、今一つイメージが湧かない部分や、もう少し具体的な操作性などが知りたいものもあるかと思います。

1つ1つのサービスを提供会社に問い合わせながら見積りを取りながら・・・と進めているとあっという間に時間だけが過ぎてしまうこともあるかと思います。

その時に多くの人事関連のシステムサービスを提供する企業が集結する展示会に行けば、その場でまとめて複数企業の人事システムやサービスの情報を集めることができます。展示会の参加は基本的に無料。企業のロゴ入りグッズももらえます基本的に展示会場に入場するのは無料です。入り口で名刺を提出して記入用紙に興味のある分野などを記入すればそれで入場できます。また、企業ごとにパンフレットはもちろん、合わせて企業のロゴ入りが多いですがボールペンやクリアフォルダーなどなど様々なグッズがもらえることも多いです。

日本最大規模の国内展示会のまとめ

HR(人事業界)に限らず、特定の業界の企業が集まり製品やサービスを紹介する展示会は世界中でよくあるイベントだと思います。その中で人事業界・人事システム・人事サービスに特化した展示会で有名なイベントを紹介します。

HR EXPO

毎年、東京ビックサイトで開催される人事業界向けの展示会では国内最大規模を誇るイベントです。大手企業の老舗企業から中小ベンチャーまで数百社が出展しているため、一通り周るだけでかなりの情報を集めることができます。

HR EXPO開催日程:2017年7月26日(水)〜28(金) 10:00 〜 18:00
http://www.hr-expo.jp/tokyo/

Human Capital

Human Capitalも毎年開催されるイベントで日経が主催してるイベントです。有楽町にある東京国際フォーラムで開催され、規模はHR EXPO同様、国内最大規模を誇ります。

Human Capital 2017開催日程:2017年6月28日(水)〜30(金) 10:00 〜 17:30
http://expo.nikkeibp.co.jp/hc/2017/

展示会にいくメリット

「働き方改革」「ワークスタイル改革」の人事業界のトレンドや他社の取り組み事例などがわかる

人事業界にもHRTechというキーワード共にIT・テクノロジーを活用した組織改革・企業改革のトレンドがやって来ています。また、世の中的にも「働き方改革」「ワークスタイル改革」という政府が働き方を見直す方針を掲げ、人事業界に大きな変革の波が押し寄せて来ています。

自社内部で検討していた課題の解決が他社ではすでに解決されていた。ということも大いにあるため、世の中の企業・人事がどのようなことに困っていて、それをどのようにITを使って解決して行くのかが、展示会の中に集約されていると思いますので、自身の目で耳で色々な情報を収集することができることはとても大きなメリットだと思います。また、気になる企業・サービスがあった場合にその場で気になる点を解決できることはスピード感を持って情報収集・検討を進めることができると思います。

  • 実際の画面を見たり・操作することができます。大抵の企業はデモやテスト機を用意しているのでその場で操作感を知ることができます。
  • 担当者のやりとりから企業の雰囲気がわかります。営業担当者が主にデモや質問の回答などを担当すると思いますが、やはり社風は会社ごとにあるもので、それとなくその企業の雰囲気やスタイルをみることができます。

ぜひ人事業界で働いている方は、展示会に参加して色々な情報を収集して、変化に適用する人事制度の構築や組織活動に活用してもらえればと思います。