人事

人事評価を評価システムで管理する3つのメリット

評価制度を運営・管理する作業は手間がかかる

企業・組織の中で複数人が働いていれば「評価」や「人事考課」といった、人が人を評価するシーンがあると思います。会社を立ち上げたばかりで数人の頃は顔を付け合わせて働いているのでそれほど意識せず働いている会社もあると思いますが、何らかの基準で評価されそれに見合った報酬をもらうプロセスは必ず発生するといってよいでしょう。

しかし社内で評価制度を構築・導入し、実際の評価の実施や運用を行おうとすると、対象人数が多ければ多いほど業務は煩雑化し手間がかかるものです。評価制度の運営・管理は主に人事担当者が主体になって行うことが多いと思いますが、本来人事担当者は評価内容を十分に吟味し、昇進・昇格・報酬案を考えたり、会社組織や人員配置などの人事施策を検討することに時間を費やしたいものですが、評価時期になると評価の結果を集めるだけで一苦労ということも往々にあると思います。

そんな時に評価管理システムを導入することで大きく3つのメリットがあると考えられます。

メリット1:評価の進捗状況が見える化され業務の効率化

評価時期になり各人がそれぞれ評価を開始すると、基本的には評価される人(被評価者)が自分で自分の評価結果を入力し、それを上司である評価する人(評価者)が順番に評価結果を入力していく流れになります。

会社の規模や制度によって評価者の人数は様々ですが一次評価者、二次評価者の2人が評価する場合、もしくは三次評価者もいて3人が評価するケースが多いと思いますが、本人→上司の順に評価結果が入力され、それが人事担当者へ集まっていくものです。評価制度を運営している人事担当者は各部署から評価結果を集めたあとで全体の評価調整などがあるため、「評価期間内に各部署で評価結果の入力を完了し、結果を報告してもらう」ことがとても大切なポイントとなります。

しかし人数が多ければ多いほど、今この人の評価はどこまで進んでいるのだろうかという進捗状況がわからなくなってきます。評価結果の提出が遅れている評価者に提出するように連絡すると、自分のところまでまだ評価結果が来ていないのでその前工程の対象者に連絡してくれと言われてしまうこともあり、非常に手間がかかります。

こんな時に評価をシステム上で運用すると、被評価者・評価者の入力状況が一目でわかるため、評価結果の締め切り前に、現時点でどのプロセス(本人が未入力の状態・評価者が未入力の状態など)にどれぐらいの人数がいるのか、個別の対象者ごとにどのような状況担っているのかをすぐに把握することができます。それにより未提出者にまとめてアタートや提出を促すことで期限内に評価結果を集めることができ、人事担当者の手間を大きく削減することが期待できます。

メリット2:評価内容がデータで一限管理され、内容の共有・データ活用が用意に

評価内容がシステム上で管理されると、評価の情報はシステムを参照する権限がある人同士の間で共有・活用することができるようになります。

紙やエクセルで評価を運用している場合、その紙やエクセルを見るために紙ならコピーして配布したり、1人づつ個別のエクセルファイルに評価内容が記入されている場合には1つ1つのファイルを開いて確認するなど非常に手間がかかります。これは人事担当者だけでなく、同じ部署やグループ内の管理職(評価者)の中でも同様の話です。こんな時に評価システム上で運用することで評価内容を一目で確認することができ、評価内容の共有にかかっていた手間を削減し、評価内容について議論・認識合わせをすることに注力することができます。

また、評価内容は非常にセンシティブな情報でもあるため、大半の評価システムは適切な権限を持った人が自分の参照可能な対象者の評価情報を見ることができるようになっていると思います。そのため、他人の評価内容がみられてしまったなど、必要以上に情報が開示されることも制限できます。

メリット3:評価シートが紙から電子にペーパレスでコスト削減

紙やエクセルで評価シートを運用している場合には評価の時期になると会社のプリンターで評価シートを印刷する光景を目にすることも多いと思います。

しかし、評価システム上で評価を運用する場合にはPCとディスプレイがあれば評価内容は確認できるため、プリンターで評価シートを印刷する必要はありません。そのため印刷コストも削減され、事業経費の削減にもつながるメリットがあります。

以上のように評価制度の管理・運用を紙やエクセルから評価システムへ移行することで様々なメリットがあると考えられます。もし現在の評価制度の運用の手間をもっと効率化したいなどがあれば評価システムの導入を検討してもよいと思います。

心理的安全性がもたらすチーム活性化

心理的安全性が高いほどチームのパフォーマンスは高くなる

「心理的安全性」という言葉は2012年にgoogleがチームの生産性を調査した結果、生産性が高いチームは「心理的安全性」が高いという発表をしたことで話題になりました。

心理的安全性が高いチームは簡単にいうと、自分の思っていることをお互いに言い合える空気や雰囲気が出来上がっていたり、わからないことを気軽に聞けたり、失敗やミスしたことを素直に報告・共有できるチームで、コミュニケーションが活発に行われている状態だと言えます。

Googleの発表したチームの生産性と心理的安全性の関係についての話は、いかにチームに優れた人が集まっても、チームとして機能するにはお互いに意見を言い合えたり出し合ったりできる空気や雰囲気が大切だということだと言っています。

また、「チームが機能するとはどういうことか」という本の著者であるエイミー・C・エドモンドソン教授も、チームが機能するには「心理的安全性」が高いほど活発な意見の交換や、失敗の共通などがされ、結果としてチームとして成長していくとしています。

心理的安全性を妨げる4つの不安

では、チームをまとめるマネジメントやリーダー、チームのパフォーマンスを上げたいと考えているメンバーが、「心理的安全性」を高めるために、「みんな思ったことを活発に言い合おう」と発言したとしても、なかなか思い通りにはならない場合もあります。それは、人は心理的に以下の4つの不安を感じるとされています。

・無知だと思われる不安
・無能だと思われる不安
・ネガティブだと思われる不安
・邪魔をしていると思われる不安

人はこの不安を避けるためにどうするかというと、無知だと思われないように「発言しない」、無能だと思われないように「間違いを認めない」、ネガティブだと思われないように「否定しない」、邪魔をしていると思われないように「新しいアイデアを出さない」と、不安を避けるためにどんどん消極的になったり発言がなくなったりしていきます。

逆に言えば、この4つの不安を和らげ、いかにチーム内でのコミュニケーションが活発に行える雰囲気や状態を作り上げるかが、チームとして良いパフォーマンスを出すために大切なことだと言えます。

評価のランク付けを廃止したマイクロソフトの取り組み

マイクロソフトは社内の評価制度にstack-rankingという仕組みを従来から利用していたが、2013年にその仕組みを廃止しました。

https://www.theverge.com/2013/11/12/5094864/microsoft-kills-stack-ranking-internal-structure

このstack-rankingという仕組みは上位20%-普通70%-下位10%の割合で社員をランク付けして評価する制度で、「個人」の成績に重きをおいて行なっていました。

しかし、マイクロソフトはこのstack-rankingを廃止するのと合わせて、今後の重要視するポイントは、従来の「成果の業績」から「More emphasis on teamwork and collaboration(チームワークとコラボレーション)」「More emphasis on employee growth and development(個人の成長と能力開発)」であるとしています。

今までは個人としていかに結果を出すか、そのためには他人に協力しない、足の引っ張り合いをするなどのシーンもあったかと思いますが、今後は自分の業績だけでなく、いかにチームとして他人と協力してパフォーマンスを発揮できたか、他人をいかに支援したか、など自分だけでなくチームコラボレーションの部分を重要視するとしています。rankingが廃止され、チーム内でのコミュニケーションを活発させるこの取り組みも、心理的安全性を高める施策の1つだと言えると思います。

心理的安全性を高めることもバランスが重要

上記までの話を聞くと、心理的安全性を高めるためにはチーム内の信頼関係が構築され、自分の思っていることを言いやすい空気であることはわかりますが、これは場合によってはなんでも言いたいことを言える仲良しクラブのような状態になりがちな話でもあると思います。ビジネス上の共通のゴールに向かって成果を出すためのチームであることが前提になりますので、そのあたりのバランスをうまく取りながらもチームが機能するように取り組んでいくことが大切なことだと思います。

2017年版:人事システム・サービスを効率的に探す方法

人事システムを探すにはHRTechの展示会に行くのが効率的

社内の人事情報をシステムで管理しようと考えるタイミングは様々なシーンがあると思います。

  • 社内に人が増えて来て、顔と名前が一致しなくなってきたため人事システムで情報を管理して見える化したい
  • 人の入社・退職の手続きで業務の多くの時間がとられているため、作業を効率化したい
  • これまでは人事情報をエクセルで管理していたがどのエクセルが最新がわからなくなったり管理が煩雑なため、更新履歴がわかり常に最新の状態で管理できる仕組みが欲しい

など・・・
上記はほんの一例にすぎず、「人事システム」と一言で言っても、

  • 従業員を募集するページや応募者、選考状況を管理する採用管理システム
  • 日々の出社・退社など勤務状況を管理する就業管理・勤怠管理システム
  • 毎月の給料を支払うための給与計算システム
  • 人の配置や評価・パフォーマンスを管理・見える化するタレントマネジメントシステム

というように、人事システムと言っても、目的や解決したい課題によって様々なものがありますが、何らかの理由により人事システムの導入検討を始めた場合に、共通して行うことがあり、それは世の中の人事システム・サービスの情報収集となります。

最近はHRTechという言葉をキーワードに様々なテクノロジーを使って人事業務や組織の課題を解決するサービスが次々に世の中に登場してきています。インターネットで「人事システム」とキーワードを入力して検索すればたくさんの製品やサービスのページがヒットすると思いますが、ホームページの記載を見ただけでは、今一つイメージが湧かない部分や、もう少し具体的な操作性などが知りたいものもあるかと思います。

1つ1つのサービスを提供会社に問い合わせながら見積りを取りながら・・・と進めているとあっという間に時間だけが過ぎてしまうこともあるかと思います。

その時に多くの人事関連のシステムサービスを提供する企業が集結する展示会に行けば、その場でまとめて複数企業の人事システムやサービスの情報を集めることができます。展示会の参加は基本的に無料。企業のロゴ入りグッズももらえます基本的に展示会場に入場するのは無料です。入り口で名刺を提出して記入用紙に興味のある分野などを記入すればそれで入場できます。また、企業ごとにパンフレットはもちろん、合わせて企業のロゴ入りが多いですがボールペンやクリアフォルダーなどなど様々なグッズがもらえることも多いです。

日本最大規模の国内展示会のまとめ

HR(人事業界)に限らず、特定の業界の企業が集まり製品やサービスを紹介する展示会は世界中でよくあるイベントだと思います。その中で人事業界・人事システム・人事サービスに特化した展示会で有名なイベントを紹介します。

HR EXPO

毎年、東京ビックサイトで開催される人事業界向けの展示会では国内最大規模を誇るイベントです。大手企業の老舗企業から中小ベンチャーまで数百社が出展しているため、一通り周るだけでかなりの情報を集めることができます。

HR EXPO開催日程:2017年7月26日(水)〜28(金) 10:00 〜 18:00
http://www.hr-expo.jp/tokyo/

Human Capital

Human Capitalも毎年開催されるイベントで日経が主催してるイベントです。有楽町にある東京国際フォーラムで開催され、規模はHR EXPO同様、国内最大規模を誇ります。

Human Capital 2017開催日程:2017年6月28日(水)〜30(金) 10:00 〜 17:30
http://expo.nikkeibp.co.jp/hc/2017/

展示会にいくメリット

「働き方改革」「ワークスタイル改革」の人事業界のトレンドや他社の取り組み事例などがわかる

人事業界にもHRTechというキーワード共にIT・テクノロジーを活用した組織改革・企業改革のトレンドがやって来ています。また、世の中的にも「働き方改革」「ワークスタイル改革」という政府が働き方を見直す方針を掲げ、人事業界に大きな変革の波が押し寄せて来ています。

自社内部で検討していた課題の解決が他社ではすでに解決されていた。ということも大いにあるため、世の中の企業・人事がどのようなことに困っていて、それをどのようにITを使って解決して行くのかが、展示会の中に集約されていると思いますので、自身の目で耳で色々な情報を収集することができることはとても大きなメリットだと思います。また、気になる企業・サービスがあった場合にその場で気になる点を解決できることはスピード感を持って情報収集・検討を進めることができると思います。

  • 実際の画面を見たり・操作することができます。大抵の企業はデモやテスト機を用意しているのでその場で操作感を知ることができます。
  • 担当者のやりとりから企業の雰囲気がわかります。営業担当者が主にデモや質問の回答などを担当すると思いますが、やはり社風は会社ごとにあるもので、それとなくその企業の雰囲気やスタイルをみることができます。

ぜひ人事業界で働いている方は、展示会に参加して色々な情報を収集して、変化に適用する人事制度の構築や組織活動に活用してもらえればと思います。