1. 社会保険の電子申請は急速に普及している
新しく社員を雇用した場合や退職した場合など、会社や社員のイベントごとに提出する社会保険や労働保険の届出について、電子申請で提出するスタイルが急速に浸透しています。
電子申請を普及させてIT化を推進したい政府の指針は従来からありましたが、社会保険の電子申請に関しては仕組みはあったもののあまり活用されているとは言えない状況でした。
ここにきて、電子申請を外部のソフトウェアから行えるAPIという仕組みが公開され、SmartHRなど社会保険の電子申請を行うことができるクラウドベンダーもいくつも登場しました。テレビCMなどで目にする機会もあるので、社会保険の電子申請の世の中の認知度はアップしていると思います。
また昨年からのコロナ渦で世の中の働き方は大きく変わり、リモートワーク、脱ハンコという流れがさらに電子申請を加速していくものとなっています。
2. 社会保険の電子申請ができるシステムサービス
社会保険の電子申請ができるシステムサービスをネットで検索すると色々と出てきますが、どのようなサービスがあるのかをまとめてみました。
3. コストや使いやすさだけでなくセキュリティやポリシーにあったサービスを選ぶ
上記の一覧をみるとわかるように社会保険・労働保険の電子申請ができるサービスは色々な企業が提供していることがわかります。
その多くはクラウドサービスとして提供されているものが多く、利用者はサービスを利用するPCがあれば特に自分の端末にソフトウェアをインストールするなどしなくても使うことができるタイプになります。
また、クラウドサービスだけでなく、ソフトウェアをインストーするして使うタイプのサービスもありますので、使い勝手だけでなく、セキュリティや企業のポリシーによって、利用するサービスを選択することになります。
電子申請で扱う内容は社員の個人情報が大半になりますので、扱う個人情報の管理という視点でセキュアな運用ができることが必要となります。
また、人事労務の業務を行う上では給与計算や勤怠管理など、社会保険の電子申請以外にも様々なシステムやサービスを利用していることが大半だと思いますので、それらのサービスやシステムとデータの連携がうまくできるかなど、社内にあるシステムとの兼ね合いも考慮の上、最適なサービスを選ぶ必要があります。
4. e-GovのAPIを利用したサービスのため電子証明書が必要
社会保険・労働保険の電子申請を外部のソフトウェアから申請する仕組みは、e-Govという政府が提供している電子申請の仕組みに外部から情報を登録できるAPIという仕組みを利用したものになります。
e-Govを利用するには申請者が申請者であることを証明する電子証明書というものが必要となります。
最近はGビズIDという新しい仕組みでの電子申請が可能になりましたので、そちらを使うと電子証明書がなくてもe-Govでの申請が可能となりますが、違いについてまた別のページで説明したいと思います。
