自社に合った面談スタイルはこれだ!ケース別に見る面談の始め方

面談のスタイルや形式は会社ごとに千差万別

「面談」というと少々堅苦しく聞こえますが、「面談」という言葉を辞書などで調べてみると「直接合って話をする。」ということです。

その意味をイメージしながら、社内を振り返ってみると、会社の中では様々な「面談」があちこちで行われていると思います。

近頃は「面談」という言葉を使わずに「ミーティング」という言葉を使って、上司と部下が1対1で面談を行う1on1ミーティングという言葉もよく聞くようになりました。

面談は、人事との面談、上司との面談など「誰」との面談なのかや、評価の面談や、キャリアの面談、日々の働き方に関する面談など「何」についての面談なのか、複数人で行うものか1対1で行うものかなど「形式」も色々なものがあります。

「面談」と一言で言ってもその目的やタイミングなどは会社によって様々なため、自社でも「なんとなく行っている面談を仕組み化したい」と考えたときに、どのような仕組みで面談を行えばよいか、仕組みを考える担当者は頭を悩ませるものです。

そこで今回は面談の種類と特徴をまとめてみたいと思います。

①1on1ミーティング

1つ目の1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で行うミーティングです。

Googleなど外資系企業が盛んに行っていることを受けて日本でも徐々に採用する会社が増えてきました。1対1ということで周りを気にせず個人の話に耳を傾けることができます。話す内容は部下の目標に対する進捗確認や、モチベーションの把握、課題と感じていることのサポートなど、会社によって様々ですが比較的短いサイクル1週間に1回〜1ヶ月に1回程度で行うスタイルです。

面談という時間をしっかり設けて行うことで、忙しい業務の中で話せないことや、自分の考えや頭の中を整理する時間にもなります。そしてなにより、定期的に上司と部下がコミュニケーションを取る機会ができることで、相互理解が深まり、コミュニケーションの円滑化や、信頼関係の向上が期待されます。

逆に上司が忙しく1on1ミーティングの時間が取れなく、長続きしない場合や上司のスキルや相性にもよりますが、部下とのコミュニケーションが上手くいかず、逆に部下のモチベーションが下がってしまうことも考えられます。

「社員同士のコミュニケーションが足りない。」

「現場で働く社員の状況が見えない。」

「日々状況がかわる現場で、短いサイクルでフィードバックしていきたい」

と言った場合に有効なスタイルでしょう。

②目標設定面談

2つ目は、目標を設ける評価制度であるMBO(目標管理制度)を導入している会社が多く行う面談です。

期初や四半期の最初など、企業活動の切れ間に、次の期間に対する目標を個人ごとに設定するための面談で、目標の妥当性を決めるため上司と部下が行う面談になります。1on1と違い上司は1人という決まりはないですが、大抵の場合、現場の作業を理解している直属の上司が行うケースが多い面談です。

ここでは業務に照らし合わせて、期間に行う業務に対して生み出す「成果の目標」と、その業務によって身につく「能力の目標」を設定するケースが多いです。

目標の内容は本人が自分で考えたものを上司が承認することで終わるため、面談の中では目標内容に対する妥当性を、本人の業務内容や能力と照らし合わせながら認識をすり合わせる面談となります。

面談というより評価制度の1プロセスとして組み込まれることも多いものですが、目標設定面談を通して、上司からの期待や、本人の意欲、伸ばしたいスキルなど、会社の期待と本人の成長を合わせる大切な面談となります。

尚、期末にはここで設定した目標に対しての到達度により、その期間の評価や賞与額の査定、時期の昇給や昇格などの元になるケースが多いですが、必ずしもそれらに結びつける必要はないため、単に目標を持って仕事をしてもらいたいという場合でも有効なスタイルです。

「目標がなく、やってもやらなくても変わらない」

「今後のキャリアが見えない」

といった、日々の業務に対する何らかの目標がない場合に導入すると有効となります。

③フィードバック面談

3つ目は、目標面談を行っている会社の場合には、期末にその期間の評価結果を本人にフィードバックする際に行われる面談です。

目標面談(目標設定)を行っていない会社でも、その期間の本人の働きぶりや能力に対して、会社や上司からフィードバックを行う面談を行っている会社も多くあります。

本人の行動や成果に対しての会社側からの見解を伝える面談のため、会社が評価している点や感謝の気持ちを伝えることで、本人のモチベーションや満足度の向上、会社が期待していることや改善点などを伝えることで、本人のキャリアや成長を促すことにもつながることになります。

面談は対象者の実際の業務を見ている直属の上司が行うことが多い面談です。

来期に向けた前向きな面談になることが望ましいですが、評価点数や賞与の査定額などの話がでる場合には、本人と会社側の認識に隔たりがあることも多く、そのずれや認識をすり合わせる面談になることもあります。

「やったことに対するフィードバックがない」

「このやり方でよいのか不安がある。」

など、これまでの行動や成果(アウトプット)に対してのフィードバックの仕組みがない場合に導入すると有効になりますが、フィードバック内容の認識合わせをしっかり行わないと、本人の納得感やモチベーションにも影響するため、しっかりと認識のすり合わせを行うことが大切です。

④人事面談

人事部門がある比較的規模の大きな会社が行うことが多いですが、人事の専任をおいていない会社の場合には社長が行うことも多い面談です。日々業務を共にこなす上司や同じ部署内での面談ではなく、管理部門など業務を行うメンバー以外が行う面談です。

面談では実際の細かい業務内容がわからないので、面談内容としては現在の業務についての満足度や、体調面の確認、今後の希望など大きなテーマで話を聞く面談となります。

面談者は日常の業務を共に行う相手ではないため、上司には言いずらいことや、悩んでいることなどを聞ける機会にもなります。

「現場の実態がわからない」

「本人の意向や仕事への意欲を確認したい」

など現場の上司ではない中立的な立場で社員の声を聞きたい場合に有効な面談です。

 

今回紹介した面談はよくある面談の典型的なケースを紹介しました。

実際の面談は会社の規模や状況、カルチャーによって様々なので、「必ずこの面談を取り入れると会社は良くなる」といった正解が特にないのが難しいところです。

しかし、共通して言えることは

・その場限りの面談にならないように継続的に実施すること
・面談内容は周りに適切に共有し改善していくこと

は、どのような面談をするにしても必ず大事になってきます。

・面談をはじめてみたが続かない
・面談内容がうまく共有されずに状況が見えない
・やることが目的になってしまっている

など実際にやってみると色々な課題が出てくると思いますが、1つ1つの課題を解決していくことで自社にあったオリジナルの面談スタイルが出来てくるものだと思います。

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