失敗しない!サンクスカード導入手順のポイント

ある日、「あなたの会社でサンクスカードを使っていると聞きました。うまく活用できていますか?」

という質問をされたとき、

「はい。サンクスカードで日頃の感謝の気持ちを伝えることができ、相手も自分もポジティブに仕事に取り組むきっかけになっていると思います。また、サンクスカードをきっかけに社内のコミュニケーションも活発になり以前より仕事がしやすくなりました。」

といった回答が返ってきたらサンクスカードが上手く社内で運用されていることでしょう。

会社ごとにサンクスカードを使う目的が異なるため、上記は1つの事例となりますが、サンクスカードの運用はそこで働く社員全員で利用することがほとんどです。その為、社員1人1人がサンクスカードの利用をポジティブに受け取り、活用できている状態が望ましい状態だといえます。

社内のコミュニケーションに課題を感じ、活性化の施策の1つとしてサンクスカードの利用を検討している会社も多いと思います。

そこで、今回は、

  • サンクスカードの導入を検討しているが何からはじめてよいかわからない
  • サンクスカードを導入してみたが上手く運用(定着化)されない

といった場合、サンクスカードを導入する基本的な手順と、それぞれの手順で抑えておく大事なポイントを整理してお伝えしたいと思います。

1.サンクスカードで解決したい課題や目的を明確にする

サンクスカードの導入を考えている場合、最初に考えを明確にしておかなければいけないことはサンクスカードを活用して解決したい課題や利用する目的、実現したい姿など、

サンクスカードを何のために利用するのか

をきちんと認識することが、とても大切なことになります。

サンクスカードを利用すれば自然に社内のコミュニケーションが活性化され、職場の空気もよくなると考えがちですが、なんとなくコニュニケーションが活性化されることを目的にするには時間も手間もかかる話かと思いますし、やってもやらなくてもよいものは長続きしないものなので、導入しても結局あまり活用されないということになりがちです。

サンクスカードの導入を検討している時点で何らかの組織や人に関する課題を持っていると思いますので、まずは現状の何に課題を持っているのかを箇条書きするところからはじめるとよいと思います。

例えば

  • マネジメントと現場スタッフの間のコニュニケーションが乏しく、適切な報告・連絡・相談ができていない。
  • 人のネガティブな部分に目を向ける組織風土なため、人の良いところを褒めて伸ばす文化に変えていきたい。
  • 経営層やマネジメントからは、現場で誰がどのように活躍しているかがわからないため、評価や面談時に認識の相違やギャップが発生している。

など、その会社ごとに抱える課題や問題は様々かと思います。
その上で、挙げた課題の「原因」を次に考えてみましょう。

例えば、上記の例を1つとってみても

  • マネジメントと現場スタッフの報告・連絡・相談が上手くできていないのは、
    1. マネジメントと現場スタッフの間でささいな会話や日常のコミュニケーションが乏しいのが原因である
    2. マネジメントが忙しく、現場スタッフと会話をする時間がとれていないことが原因である
    3. マネジメントが求める報告・連絡・相談のイメージと現場スタッフの行動にズレがあるのが原因である

というように「原因」もさまざまなケースが考えられます。

1は「コニュニケーションの頻度が不足」という原因のため、話すきっかけや機会を増やす目的でサンクスカードを導入することはイメージが付きやすいと思います。

一方で、2のように「時間がない」ということであれば、マネジメントのタスクを調整することや、一定の頻度でスタッフとの対話の時間を設ける1ON1ミーティングを行うことも考えられます。

同様に3の場合は「認識の相違」が原因なので、社内研修で報告・連絡・相談の理解を深めたり、日報を書くなど報告・連絡・相談を上手く行うためのツールやルールを設けることも考えられます。

上記のように、会社や組織が抱える「課題」や「問題」とその「原因」を整理した上で、その解決策の「手段」としてサンクスカードを導入するということが腑に落ちると、この後の後続作業は進めやすいと思います。

2.サンクスカードの利用方法を決める

1の部分で長々と書きましたが、ここからはサンクスカードの具体的な導入作業の話になります。

サンクスカードの導入を進めるとなった場合、まず決めることは「どうやって使うか」の利用方法を決めましょう。

整理の仕方としては5W1Hを使うと整理しやすいと思います。

  • 誰が
    • サンクスカードを使う対象者は誰か。社員だけなのか、お客様など外部の人も含めるのか。
    • 社内だとしたら全社で利用するのか。特定の部署だけなのか。
    • 社員だけ利用するとしても、正社員だけなのかアルバイトも含めるのか など

  • 誰に
    • 社長から現場スタッフまで全員で自由にやり取りするのか。
    • 個人から個人へ送るものか。チームなど複数人の集合に対して送るのか など

  • いつ
    • 24時間いつでも好きなタイミングでサンクスカードを送れるのか。
    • システムを利用する場合には、利用時間の制限などあるのか など

  • 何を
    • サンクスカードというカードとメッセージでよいのか。カードではなくコインなど別の題材にするか。
    • 送るものはメッセージだけでよいのか。メッセージと合わせてバッジなど何かを送るのか など

  • どうやって
    • 直接本人にサンクスカードを手渡しで渡してよいのか。
    • 一旦、特定の場所にサンクスカードを投函して、その後本人に渡されるのか。
    • サンクスカードを紙で行うのか、クラウドサービスなどシステムを利用するのか など

上記が整理できてくると、具体手的な利用イメージがだんだんと見えてくると思います。

3.サンクスカードのデザインやフォームを決める

次にサンクスカードのデザインやフォームを考えます。

一般的なサンクスカードを利用する場合や、特にデザインにこだわりがなければ、街の文房具店や書店などにいくとメッセージカードの棚に大抵はいくつか置いてありますので、そちらを購入するなり、デザインを参考にするなりして用意すればよいと思います。

逆にデザインや書いてほしいものが会社独自の要件としてある場合、例えば、会社のロゴや、企業理念、行動指針などと合わせて記入するなどの場合には独自のフォームを用意していただくこととなります。

尚、上記は紙でサンクスカードを運用する場合の話になりますので、サンクスカードをクラウドサービスなどシステムを利用して運用する場合には、システム側のフォームのデザインや入力内容などを理解することになります。

4.サンクスカードの運用ルールを決める

ここまでで具体的なサンクスカードのフォームもできあがったので、次は運用ルールを考えます。

運用ルールとは、サンクスカードを継続的に使いつづけるための一定のルールのことです。

例えば、

「日々サンクスカードを相手に贈ることでよりよい職場環境を作っていきましょう。」

というお題目がある場合には、特に制限もなく、自分のペースで送りたい人が送りたい時に送るというルールとも言えます。

ただ、継続的にサンクスカードを運用しつづけるためには、活用されるための仕組みやルールがあるとより受け入れやすいと思います。

例えば、

  • サンクスカードをもらった人とその数を毎月集計してランキングで全員に発表する
  • サンクスカードに書かれた素敵なメッセージやケースを紹介する
  • もらったサンクスカードを毎日朝礼で読み合う

など、本人と相手のやりとりだけでなく、そのやりとりが内容を周りのメンバーや社内に共有することで自分もサンクスカードを使ってみようというきっかけにつながります。

また、社員の良い行動や、良いメッセージを全員に共有することができるため、社内全体での意識の向上につながるメリットもあります。

5.サンクスカードの使い方を全員に周知する

サンクスカードの運用ルールがきまった次は、いよいよ実際に使う社内の社員やスタッフ向けにサンクスカードを使うことをアナウンスします。

アナウンスの方法は、時間を確保して説明会を実施する方法や、社内で利用しているグループウェアの掲示板に告知する、メールやチャットで通知するなど、会社ごとに全員に知れ渡る方法でアナウンスを行います。

アナウンスする内容は、これまで決めてきたサンクスカードを使う目的や使い方、運用ルールなどを説明すれば大抵の人は理解してくれることでしょう。

口頭で説明してもよいですが、わかりやすい文書や資料にまとめておくと、より理解を深めることができると思います。

6.使い始めるためのきっかけを作る

さあ、いよいよサンクスカードの利用を開始することになりました。

サンクスカードの利用が定着化するまでの間、特にサンクスカードの利用を開始した直後は、まずは使う「きっかけ」を作ることが重要となります。

周りでサンクスカードを使っている姿を見れば自分も使ってみようと思う人も多いと思います。

特に社内や企業内では集団行動や協調性が意識されるため、周りが段々とサンクスカードを使い始めるようになればおのずと利用が広まっていくと思います。

そのための最初の「きっかけ」を作るには誰かが実際にサンクスカードを使い始めなければなりません。

そこで今回サンクスカードの導入を推進したチームやメンバーは率先して利用することはもちろんのこと、社長やマネジメントなど、社内で一定の地位、知名度がある人物が使うことで社内での利用は定着度は格段にアップすると思います。

7.定期的な利用状況の確認とフィードバック

サンクスカードの利用が始まった後は、利用状況を定期的に把握し、よりよい利用方法の提案や運用の改善につなげていくことが大切になります。

贈られたサンクスカードの数をカウントするだけでも、数が増えていれば、以前に比べてそれだけコミュニケーションの機会が生まれていると考えることができます。

また、サンクスカードを利用している部署やチーム、人を軸に利用状況を分析してみると、利用状況とチームのパフォーマンスや業績など、ある傾向が見えてくるかもしれません。

そこで見えてきた傾向や課題を認識した上で、その課題を解決するための次の施策を打つ、いわゆるPDCAサイクルが出来上がると、サンクスカードの運用として一定の効果が期待できるといえます。

以上、長々とサンクスカードを運用開始するまでの導入手順をまとめてみましたが、大事なのは、サンクスカードを使って会社や組織のどんなことを改善したいのかという手順の最初で考えたことを忘れずに意識して取り組むことだと思います。

ついついサンクスカードを利用することが目的になりがちですが、サンクスカードはあくまでツールであり、その先には会社の課題を解決する目的がありますので、それを見失わずに取り組んでいけば、よりよいサンクスカードの運用ができると思います。

ぜひサンクスカードを活用して、社内や職場活性化を実現していきましょう。

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