1. チームや組織の課題を解決するためには原因の把握が大切
「チーム活性化」・「組織活性化」という言葉はよく聞かれますが、
- 職場のコミュニケーションが乏しく、認識の相違による作業ミスや手戻りが多い
- ミーティングで活発な意見のやり取りが行われない、またはネガティブな意見が多く前向きな議論ができない
- 隣の席のメンバーが何をしているかわからないためちょっとしたことも気軽に相談できない
といった組織や職場環境の課題はビジネスを営む企業や組織ではどこでもよく聞く話かと思います。
このような課題を解決しようと、企業の経営・マネジメント層や人事部門では様々な施策やアクションを実施しながら日々、業務に取り組んでいることと思います。
上記の課題の原因と対策を考えてみると、
- メンバー間のコミュニケーションが乏しいことが原因であり、コミュニケーションの機会を増やすことで改善する
- コニュニケーションが乏しいことが原因ではなく、作業の依頼の仕方や、ディスカッション（会議）の進め方を改善することで、認識の相違が減ったり、皆が活発に意見をいえる会議ができる
というように、企業の環境や状況によって、様々なため、まずは自社の課題の原因をしっかりと把握することが大切になります。
今回は組織の課題を解決するために、チームの活性化を促したいと考える時に、どうすればチームが活性化されるのかという点について考えてみたいと思います。
「チーム活性化」という言葉だけが独り歩きしないように、そもそも「チーム」とは何なのか、ということをあらためて認識することで、チームを活性化するには何が大切なのかという点を考えてみましょう。
2. チームとは共通の目的を持った多様なキャラクターの集団
では、まずはじめに「チーム活性化」という言葉にある「チーム」とはどのようなものでしょうか。
「チーム」という言葉でネットを検索するとチームを説明するサイトは山のようにありますので、詳細はそちらを参照していただければと思いますが、簡単に定義すると、
チームとは、共通の目的の達成や成果を生み出すために集まった、多様なキャラクターの集団
といえます。
例えば、サッカーチームや野球チームは「試合に勝つこと」を目的として集まった選手が、協力して勝利を目指していることがまさにチームであり、チームプレーやチームワークという言葉もイメージがつきやすいと思います。
また、アニメのワンピースを見たことがある人であれば、ルフィーという船長を中心に「グランドラインを目指す」ということを目的に様々なメンバーが集まって旅をしている姿もチームで１つのことを目指している姿だといえます。
また、チームは「共通の目的」は持っていますが、そこで結成されているチームメンバーには、多種多様な人たちが集まって結成されています。
サッカーで言えば点を取るフォワードもいればゴールを守るキーバー、そして選手に指示を出す監督。
色々な役割や能力を持った人々があつまり１つのチームを結成していることが「チーム」の特徴だと言えます。
3. グループとは共通の要素を持ったキャラクターの集団
では「チーム」とよく混同される言葉として「グループ」という言葉があります。
こちらも詳細はネットで検索してもらえればよいものですが、簡単にいうと、
グループとは同じ要素や特徴を持っているキャラクターを一括りにした集団
といえます。
例えば、人事業務でいうと「今回の評価結果がSランクの集団」や「来期の昇進候補の対象者を集めたグループ」、営業活動でいうと、「受注の角度が高い見込み客グループ」など、同じ特徴や要素をもった集団を一括りにまとめたものと考えるとイメージがつくと思います。
また、「グループディスカッション」や「ワーキンググループ」という中にもグループという言葉が使われている点がややこしく思えますが、グループという単位でまず一括りにされた枠組みの中で活動する点がチームとは異なる点ともいえます。
4. 大切なのは集まった集団のあるべき状態を認識すること
「チーム」と「グループ」という言葉を簡単に紹介しましたが、ここまでの話を聞くと、自分の周りはチームなのか、グループなのかどちらだろうという点を意識してしまいそうになりますが、この「チーム」「グループ」という言葉にそれほど執着する必要はありません。
大事なのは自分や自分の周りに形成されている「集団」の意味や目的をきちんと理解することであり、それが理解できていれば、チームやグループと言う言葉にとらわれずに、求められる行動や意識付けが集団の中で浸透していくものだと思います。
簡単にいうと、
我々のチームの目的は○○であり、それを達成するために○○さん、△△さん、☓☓さんがいて、それぞれの役割はXXである。
ということが全員同じ認識を持つことができればチームとしての活動を上手く進めることができると思います。
5. チーム活性化を目指すならメンバーの能力・キャラクターの理解は必須
全員がチームの目的や個々の役割を認識することはチームとしてとても大切なことですが、それだけではまだ「チーム運営」という段階であり、運営されているチームをどのように活性化させるかという「チーム活性化」はその次の話になります。
では、「チームが活性化されている」とはどのような状態をいうのでしょうか。
チームが活性化されているとは、
チームの個々のメンバーが自分の能力を十分に発揮し、個々のメンバーの成果が合わさり、チームとして大きな成果をうみだしている状態
と考えています。
よく勘違いしがちなのは、
- コミュニケーションは活発に行われているが物事が決まらない
- 職場の空気も良く、みんながワイワイ楽しく働いているが生産性が向上しない
という状態があったとしても、それでは「チーム活性化」の目的からすこしずれてしまうことになります。チームは目的を達成するために集まった集団のため、その目的を達成する、目的に近づくために上手く物事が進む状態ではないとチームとしての本来の意味からずれてしまうので注意が必要です。
特にビジネス上のチームは、企業活動上のチームのため、売上増加やコスト削減、生産性向上、または離職率の低下など、なんらかの経営指標に現れる成果につながっていかなければ、チームとしての活動が上手くいっていないと評価されてしまうからです。
もう一度、チーム活性化の定義を振り返ると、
チームの個々のメンバーが自分の能力を十分に発揮し、個々のメンバーの成果が合わさり、チームとして大きな成果をうみだしている状態
とした場合に、
１．チームの個々のメンバーが自分の能力を十分に発揮すること
２．個々のメンバーの成果が合わさり、チームとして大きな成果をうみだしている
の２つの視点があることに気づきます。
チームとしての成果を出すには、チーム内のコミュニケーションを活発にする取り組みが多く紹介されますが、１つ目の個々のメンバーが自分の能力を十分に発揮することが最初に大事なことがわかります。
その為、個々のメンバーがそれぞれの能力を十分に発揮できるような環境やチーム構成、役割を上手く考えることはマネジメント層や人事部門の重要な役割になっており、それを実現するには、まずは個々のメンバーの能力やキャラクターをしっかりと理解することがとても大切なことになります。
6. 個々のメンバーのキャラクター・役割に合わせたアサインや評価育成マネジメントが必要
個々のメンバーの能力、キャラクターをしっかりと把握した上で、チームメンバーそれぞれに、期待する役割や動機づけをすることはマネジメントの大切な役割です。
本人の能力を超える役割を依頼しても、それが本人にとってのステップアップとしてチャレンジするメンバーもいれば、レベルの高い仕事と捉えて萎縮したり、モチベーションが低下していまうメンバーもいるのが現状であり、いかにして、個々のメンバーに、自分の役割や期待する成果を理解してもらい、能力を発揮できる環境をつくれるかが、とても重要であり、とてもむずかしいものでもあります。
7. メンバーの理解を深めるには
経営層やマネジメントは、まずは個々のメンバーのスキルやキャラクターを把握しなければ、適材適所のチーム編成やメンバーの動機づけなど、活性化した組織を作るマネジメントを行うことは非常に難しいでしょう。
では、個々のメンバーのスキルやキャラクターを把握するにはどのような手段があるものでしょうか。
現在、コミュニケーションを軸とした様々な人事施策や企業制度を設けて、マネジメントやメンバー同士の理解を深める取り組みを行っている企業も多く紹介されています。
具体的には
- 1on1ミーティングなど上司と部下が定期的に面談を通してコミュニケーションを取る機会をつくる
- オフサイトミーティングなど、業務から離れた場所・時間で互いの理解を深める
- 飲みにケーション、シャッフルランチなど、食事を共にしながらコミュニケーショできる場をつくる
など、「直接対面で会話をする」機会を作って、互いの理解を深める取り組みを行っています。
また、違う視点からのアプローチとしては、
- プロフィール情報を人事データベース等に蓄積し、参照できるようにする
ということでメンバーの理解を深めることもできます。企業のカルチャーや組織風土は様々なため、アプローチの方法に正解はありませんが、個人を理解しなければ、個人の能力を十分に発揮させることはできず、個人の能力が十分に発揮できなければ、チームの能力も十分に発揮できない。
つまりは「活性化されたチーム・組織」を作ることはできないと考えています。
チーム活性化は「個人」に着目したアプローチが大切なのではと考えています。
